ضمن آرزوی قبولی طاعات و عبادات در ماه مبارک رمضان، پیرو بخشنامه شماره 51/10374/ک/ن مورخ 7/3/97 معاونت توسعه کتابخانه ها و کتابخوانی نهاد در خصوص آماده سازی منابع کتابخانه ای در راستای انجام فرآیند رف خوانی در تابستان سال جاری، شایسته است مسئولین محترم کتابخانه ها نسبت به انجام موارد ذیل اقدام نمایند.
کتابداران و مسئولین
محترم موظفند نسبت به ورود اطلاعات همه منابع کتابخانه و ثبت نسخ کلیه منابع
دریافتی (خرید نهاد، خرید استان و اهدایی تایید شده) در نرم‌افزار سامان اقدام
نمایند؛
شماره های راهنما (از پیش
رده تا شماره مولف) باید به شکل صحیح و استاندارد در عطف کتاب الصاق شود؛
تعویض برچسب‌های عطف و
بارکد مخدوش و ناخوانا، ناقص، کم رنگ و نادرست به صورت روزانه انجام گیرد؛
بارکدهایی که به مرور زمان مخدوش شده یا توسط بارکدخوان، خوانده نمی‌شود را مجدداً چاپ و روی جلد کتاب الصاق نمایند؛
الصاق بارکد بر روی کتب ضروری می باشد ؛
منابع بازگردانده شده توسط اعضاء حتما در پایان هر شیفت کاری، از امانت اعضاء خارج شده در محل صحیح خود در مخزن قرار گیرد؛
منابع کتابخانه‌ای مطالعه شده توسط اعضاء که در روی میزهای مطالعه باقی مانده است، در محل صحیح خود در مخزن قرار گیرد؛
قوانین و مقررات کتابخانه (در خصوص تعداد امانت در هر دوره، مدت زمان امانت، تمدید غیر حضوری، جریمه دیرکرد و ... )در تابلوی اعلانات کتابخانه نصب شود؛
مرتب‌سازی روزانه منابع مخزن بعد از پایان ساعت کاری و چیدمان منابع بر اساس رده در جایگاه صحیح آنها به طور مرتب انجام شود؛
اقدامات لازم برای خارج کردن نشریات مازاد از کتابخانه صورت گیرد؛
نسبت به خارج کردن منابع وجین شده از مخزن، اقدامات لازم را با نظارت کارشناس منابع انجام دهند؛ نسبت به اصلاح داده‌های کتابخانه از طریق گزارش اصلاح داده‌ها )در سامانه مدیریت | منوی کتابداری | گزینه اصلاح داده)اقدام شود. گزینه‌های مربوط به رده‌های نادرست، فاقد بخش، عنوان تکراری در بخش‌ها در اولویت اصلاح داده‌های کتابخانه هستند که لازم است بر اساس راهنماهای ارسال شده و نیز با کسب راهنمایی از کارشناسان امور کتابخانه‌ها، توسط همکاران کتابخانه به انجام رسد؛
اقدامات لازم در خصوص نسخ فاقد بخش،از طریق منوی گزارشات، گزینه کتابداری، گزینه اصلاح داده، فیلد مربوط به «فاقد بخش»، منابعی که در کتابخانه فاقد بخش هستند قابل مشاهده است. بعد از بررسی کتاب و اطمینان از وجود آن در مخزن، کتاب را به بخش مربوطه منتقل و ثبت کرده و سپس نسبت به درج شماره ثبت جدید وتولید بارکد کتاب مطابق با بخش، اقدام نمایند . اگر کتاب به دلیل وجین، مفقودی، یا عدم بازگشت از امانت، در مخزن موجود نیست، و بعد از اطمینان از عدم موجودی کتاب در مخزن، فهرست منابع فاقد بخش ناموجود در کتابخانه را در اختیار کارشناسان استانی امور کتابخانه‌ها قرار دهند تا نسبت به حذف آنها از نرم افزار اقدام شود.
